Zoho a fait le bilan de son année pour la suite Workplace, et au-delà de la liste de fonctionnalités, un fil conducteur ressort : rendre le travail quotidien plus fluide sans forcer les équipes à choisir entre intelligence artificielle et contrôle, ou entre sécurité et simplicité. Pour une PME qui utilise déjà Mail, Sheet, Writer ou Cliq, plusieurs de ces ajouts valent la peine qu'on s'y attarde.
De l'intelligence artificielle réellement utile
La grande question avec l'IA, ce n'est pas de savoir si elle est présente, mais si elle enlève du travail au lieu d'en ajouter. Quelques exemples concrets tirés des nouveautés de l'année :
- Dans Mail, un assistant à la rédaction vérifie la qualité et la lisibilité d'un courriel, corrige la grammaire et ajuste le ton. Pratique pour une réponse client qu'on veut soignée sans y passer dix minutes.
- Dans Show, Zia peut générer des présentations complètes, produire des visuels et raccourcir ou allonger un contenu. On part d'une idée plutôt que d'une page blanche.
- Dans Sheet, on peut photographier un reçu ou des notes et les importer directement comme données modifiables. La traduction intégrée fonctionne dans un grand nombre de langues, sans quitter le chiffrier.
- Dans WorkDrive, la transcription automatique transforme un fichier audio ou vidéo en texte, avec des repères temporels pour sauter directement au bon passage.
Ce que ça change pour une PME
Ces fonctions s'attaquent à des tâches banales mais chronophages : reformuler, mettre en forme, retranscrire, ressaisir des données. Pour une petite équipe qui porte plusieurs chapeaux, récupérer ces minutes-là au fil de la journée finit par compter.
Travailler à sa manière
Un autre axe intéressant : adapter les outils au flux de travail, pas l'inverse.
- Les commandes barre oblique (« slash commands ») dans Mail permettent d'appeler une autre application directement depuis l'assistant, pour aller chercher et insérer des données sans quitter le courriel.
- La génération de documents interactive dans Writer utilise des modèles de fusion et des champs à remplir pour créer des contrats, des soumissions ou des bons de travail que les collaborateurs complètent directement dans le document.
- Le concepteur de flux d'automatisation dans Writer permet de bâtir des processus documentaires de façon visuelle, sans code. Si vous refaites sans cesse les mêmes manipulations sur vos documents, c'est là qu'il faut regarder.
Rester connecté sans être interrompu sans arrêt
Enfin, plusieurs ajouts visent l'équilibre entre disponibilité et concentration :
- La réponse automatique dans Cliq est désormais accessible depuis le mobile, pour indiquer une absence même loin du bureau.
- L'intégration entre Cliq et Calendar apporte une synchronisation bidirectionnelle : on peut lancer une conférence audio ou vidéo et démarrer une discussion de groupe à partir d'un événement.
- L'intégration de Zoho Voice dans Trident (sous Windows) permet de gérer les appels d'affaires avec un numéro virtuel, directement depuis l'application.
Notre lecture
Aucune de ces nouveautés n'est spectaculaire prise isolément. C'est justement l'idée : ce sont de petits gains qui s'accumulent. Pour une PME qui utilise déjà Workplace dans le cadre de Zoho One, ça vaut la peine de faire l'inventaire de ce que vous avez activé, parce que plusieurs de ces fonctions sont probablement déjà à portée de main sans coût supplémentaire. Si vous n'êtes pas certain de ce qui est disponible dans votre plan ou de comment configurer ces automatisations, c'est exactement le genre de ménage qu'on peut faire ensemble.