Dans bien des entreprises, tout le monde se retrouve sur le même forfait logiciel, peu importe le rôle. Résultat : certains paient pour des fonctions qu'ils n'ouvriront jamais, pendant que d'autres manquent d'outils qui leur seraient franchement utiles. Zoho vient d'introduire une approche plus souple pour son outil de communication Cliq, et l'idée mérite qu'on s'y attarde, même si elle vient avec une condition à connaître.
Le principe : un forfait adapté au rôle
Plutôt que d'imposer un seul niveau d'accès à toute l'organisation, Cliq permet maintenant de combiner différents forfaits selon les utilisateurs. Concrètement, chaque personne obtient le niveau de fonctionnalités qui correspond à son travail :
- Les outils de communication de base pour les employés qui n'ont besoin que de l'essentiel;
- Des capacités de collaboration plus avancées pour les équipes qui travaillent avec des intervenants à l'externe;
- Des contrôles administratifs et de productivité accrus pour les gestionnaires;
- Des fonctions de sécurité et de conformité plus poussées pour les équipes qui ont des exigences plus strictes.
L'objectif affiché est simple : arrêter de payer pour des fonctions inutilisées et tirer plus de valeur de chaque licence.
La condition à ne pas oublier
Il faut être transparent sur un point : cette possibilité de mélanger les forfaits est réservée aux organisations qui comptent au moins 25 licences Enterprise. Pour une petite équipe, ce n'est donc pas encore accessible. C'est plutôt une option qui devient pertinente à mesure qu'une PME grandit et que ses besoins se diversifient.
Une logique qui suit la croissance
Ce qui est intéressant dans cette approche, c'est qu'elle reconnaît une réalité que toute entreprise finit par vivre : les effectifs changent, les rôles évoluent, les responsabilités se déplacent d'un projet à l'autre. Un modèle de licences rigide finit toujours par coller mal avec la réalité du terrain. Pouvoir ajuster les forfaits au fil du temps, sans devoir tout revoir, rend la gestion plus simple pour l'équipe TI et évite les dépenses qui ne servent à rien.
Ce que ça change pour votre stratégie de licences
Au-delà de Cliq lui-même, cette nouveauté illustre une tendance qui gagne du terrain : traiter les licences logicielles comme un choix réfléchi plutôt qu'un automatisme. Se poser la question « qui a réellement besoin de quoi? » peut alléger la facture et améliorer l'expérience des employés en même temps.
Pour les organisations qui atteignent le seuil requis, ça vaut la peine d'évaluer comment répartir les forfaits en fonction des rôles. C'est précisément le genre d'analyse que nous menons avec nos clients : cartographier les usages réels, puis bâtir une configuration Zoho qui colle à la façon dont votre monde travaille, sans gaspillage. Si vous vous demandez où vous en êtes dans votre utilisation actuelle de Cliq ou de la suite Zoho One, c'est un bon point de départ pour une discussion.