Organiser un webinaire, ce n'est jamais juste « appuyer sur diffuser ». Il y a les inscriptions à suivre, les relances à envoyer, l'enregistrement à partager, les fiches à mettre à jour dans le CRM... et tout ça doit se faire à temps, chaque fois. Jusqu'à récemment, une grande partie de ce travail se faisait à la main. Zoho Webinar ajoute maintenant l'automatisation des flux de travail, et ça change pas mal la donne pour les équipes qui font ça régulièrement.
Le principe : un déclencheur, une action
L'automatisation vous laisse définir ce qui doit se passer lorsqu'un événement précis survient dans votre webinaire, sans avoir à répéter le processus manuellement chaque fois. La configuration tient en quatre étapes :
- Nommer le flux et lui donner une description claire;
- Choisir un déclencheur, soit l'événement qui met tout en branle;
- Ajouter une condition, si vous voulez ne cibler qu'un sous-ensemble de cas;
- Définir l'action à exécuter, immédiatement ou selon un horaire.
Des déclencheurs à toutes les étapes
Ce qui est intéressant, c'est que l'automatisation ne se limite pas à un seul moment. Elle couvre l'ensemble du cycle de vie d'un webinaire, réparti en plusieurs volets :
- Le webinaire lui-même : à sa création, sa modification, son annulation, son démarrage ou sa fin;
- Les inscriptions : dès qu'une nouvelle inscription arrive;
- Les participants : en temps réel quand quelqu'un se joint à la session ou en est retiré;
- L'enregistrement : quand un enregistrement est téléversé, une transcription générée ou un résumé ajouté;
- L'engagement : quand des réponses à un sondage arrivent pendant la séance.
Autrement dit, chaque moment significatif peut désormais déclencher une action en aval. Il n'y a plus de trou dans la chaîne.
Ce que ça change pour une PME
Pour une petite équipe qui porte plusieurs chapeaux, c'est le genre d'outil qui libère du temps là où il en faut. Quelques exemples concrets selon les rôles :
- Marketing : synchroniser automatiquement les nouveaux prospects vers le CRM et éliminer les relances d'inscription répétitives, pour qu'aucun contact ne passe entre les mailles;
- Service et formation : envoyer automatiquement l'enregistrement et la transcription aux participants, ou enclencher une séquence d'accueil selon qui a assisté;
- Ventes : créer une affaire ou une tâche dans le CRM dès qu'une inscription est confirmée, et adapter les suivis selon le niveau d'engagement;
- Événements récurrents : configurer une fois des flux réutilisables et conditionnels, puis les laisser rouler d'un événement à l'autre.
Deux cas typiques
Prenons un exemple simple. Un prospect s'inscrit à votre webinaire. À l'instant même, un webhook transmet ses coordonnées à votre CRM (Zoho CRM, ou d'autres) et crée ou met à jour la fiche automatiquement. Votre équipe des ventes est au courant de chaque nouveau contact en temps réel, sans lever le petit doigt.
Autre cas : dès qu'un inscrit rejoint la session, une notification peut partir vers un canal d'équipe pour que tout le monde soit dans le coup, en direct.
Ce qui se cache derrière tout ça, ce sont les webhooks et les fonctions personnalisées en Deluge, le langage de script de Zoho. Ça peut sembler technique, mais c'est justement là qu'on peut vous donner un coup de main : bien pensée, une poignée d'automatisations suffit souvent à retrancher des heures de travail manuel autour de chaque événement. Si vous organisez des webinaires ou des formations sur une base régulière, ça vaut la peine d'y jeter un œil.